La organización de eventos corporativos es estresante en cualquier momento, pero especialmente a medida que el año llega a su fin. En esta época, estos eventos tienen como objetivo impulsar las ventas del último trimestre, establecer colaboraciones para el año siguiente y promocionar la marca para consolidarla como una referencia en el sector. Los eventos corporativos exitosos, como conferencias o banquetes, pueden abrir las puertas a importantes oportunidades de negocio, mientras que los menos exitosos pueden dificultar ese camino. Como organizador de un gran evento corporativo, la presión es constante desde la concepción hasta la ejecución. ¿Por dónde empezar a planificarlo? ¿Cómo decidir detalles importantes como el catering o el lugar de celebración de un evento corporativo de tal envergadura? ¡No te preocupes! Esta lista de 15 puntos clave para planificar cualquier evento corporativo te guiará a lo largo de todo el proceso.
Primera fase: entre ocho meses y un año antes del evento
El primer y más importante consejo para organizar un evento corporativo increíble es disponer de tiempo suficiente para hacerlo. La excelencia no se consigue de la noche a la mañana, y eso incluye la organización de una gran fiesta. Empieza a planificarlo con al menos ocho meses de antelación; los eventos más grandes y extravagantes pueden requerir hasta un año para organizarse adecuadamente. Durante esta primera fase, céntrate en:
- Establecimiento de metas y objetivos:¿qué tipo de evento estás organizando? ¿Quieres que los asistentes establezcan contactos y se relacionen? ¿Vas a presentar al mundo un nuevo producto o concepto por primera vez? ¿Se trata de una conferencia dirigida a otros expertos de tu sector? Decidir esto primero te ayudará a orientar tus próximos pasos.
- Haz un presupuesto aproximado:¿cuánto quieres destinar a este evento corporativo? Prevé destinar la mayor parte de ese dinero al alquiler del recinto y al catering del evento corporativo. Otros gastos que quizá tengas que incluir en el presupuesto son los gastos de viaje de los invitados de honor, las bolsas de regalos promocionales y los materiales de marca, como pancartas, folletos y expositores en el punto de venta.
- Elige un formato y una temática: estova de la mano con los dos puntos anteriores. Tu objetivo y tu presupuesto determinarán el formato y la temática. Trabaja dentro de los parámetros de los que dispongas o justifica por qué necesitas más financiación y libertad creativa.
- Ubicación, lugar de celebración y proveedores:al tratarse de los aspectos fundamentales a la hora de planificar tu evento corporativo, reducir las opciones desde el principio ayuda a agilizar otros aspectos, como la decoración y el montaje. Chima Steakhouse ofrece excelentes opciones para eventos con grupos numerosos.
- Elige una fecha:o bien, un periodo de tiempo aproximado. Intenta acotarlo a un margen de al menos dos semanas, por si hay que hacer ajustes y tener en cuenta algún imprevisto. Una vez que se hayan concretado otros detalles importantes, como el lugar de celebración, los proveedores y el entretenimiento, podrás fijar la fecha oficial.
Segunda fase: de tres a cuatro meses antes
A medida que se acerca la fecha elegida, es importante no esperar demasiado para empezar a ultimar los detalles. Es en este momento cuando se resuelven todos los flecos y consigues que tu evento corporativo destaque frente a la competencia.
- Busca y confirma a los ponentes y el entretenimiento:esto varía en función del tipo de evento que organices, pero reserva tiempo suficiente para encontrar las mejores opciones en cada caso. Ya se trate de un experto en tu campo que vaya a ser el ponente principal, de un grupo musical en directo o de un DJ, es importante disponer de tiempo suficiente para la preparación y así evitar contratiempos embarazosos. Asegúrate de investigar bien: lee reseñas, busca ejemplos de su trabajo en Internet, etc.
- Organiza tus finanzas:ahora que todos los planes están tomando forma, es el momento de asegurarte de que dispones de los fondos necesarios para cubrir todos los gastos. Esto incluye cualquier depósito necesario para reservar el lugar de celebración o el servicio de catering del evento corporativo. Lleva un control de tus gastos según sea necesario por motivos contables y fiscales.
- Comienza la promoción en línea e invita a los asistentes:al igual que tus ponentes o artistas necesitan tiempo suficiente para planificar y prepararse, tus invitados también lo necesitan. Avísales con suficiente antelación para que puedan hacer los preparativos necesarios para asistir. Envía invitaciones personales a las empresas colaboradoras con las que trabajes o a otros invitados de honor. Por otra parte, la promoción del evento en línea a través de sitios web como Eventbrite, Facebook y los tablones de anuncios locales puede ayudarte a aumentar el número de asistentes.
- Cerrar los detalles del lugar de celebración y de los proveedores:ultimar los detalles de la decoración, los platos del menú y los servicios de catering, el montaje y desmontaje, y otros aspectos similares. Comprueba todo dos y tres veces ahora para evitar situaciones de emergencia el día del evento.
- Elabora un borrador del programa:una vez que estos detalles estén resueltos, crea un borrador del programa para asegurarte de que todo esté contemplado. Incluye tiempo para que los invitados lleguen y charlen, una hora de cóctel en el bar de primera categoría de Chima y la cena. Si se van a pronunciar discursos o entregar premios, asegúrate de que no haya otros eventos simultáneos para evitar distracciones. Asegúrate de que todos los miembros de tu equipo conozcan su función y tus expectativas.
Tercera fase: la cuenta atrás final
Aproximadamente una semana antes del evento corporativo, llega el momento decisivo. Es ahora cuando hay que ultimar los detalles y cambios de última hora y dejar todo cerrado. Aunque esta etapa puede ser frenética, asegúrate de:
Envía recordatorios:puede que haya pasado ya algún tiempo desde que tus invitados confirmaron su asistencia. Asegúrate de que dispongan de tiempo suficiente para concretar sus propios planes y poder asistir.
Promoción online intensiva:si quieres llegar a un público más amplio, la semana previa a tu evento corporativo es un momento ideal para potenciar tu visibilidad online. Potencia tu evento de Facebook u otros anuncios de eventos online. Si tienes presencia en la radio o la televisión, asegúrate de aprovecharla también.
Cierra el programa y comunica los detalles:asegúrate de que los proveedores y los servicios de catering sepan a qué hora deben estar en el recinto para el montaje. Es posible que también tengas que ponerte en contacto con los ponentes o los artistas para asegurarte de que el tiempo que se les ha asignado es suficiente y de que están preparados.
Equipos de prueba y repuestos:La ley de Murphy dice que todo lo que pueda salir mal, saldrá mal, así que hay que estar preparado. Si vas a utilizar proyectores o micrófonos, comprueba el equipo con uno o dos días de antelación para asegurarte de que funciona correctamente. También es buena idea disponer de cables HDMI, cargadores y cables de alimentación de repuesto por si surge algún imprevisto el día de tu evento corporativo. En estas situaciones, siempre es mejor estar más que preparado.
Disfruta:después de haber dedicado tanto tiempo a organizar este evento, ¡tómate tu tiempo para disfrutar del fruto de tu esfuerzo! Socializa, haz contactos y no te olvides de probar lo que ofrece el servicio de catering de Chima Steakhouse.
Si estás organizando un próximo evento corporativo, deja que Chima Steakhouse te ayude a quitarte un poco de presión de encima. Llama a nuestro departamento de reservas para reservar tu evento en Uptown Charlotte, Fort Lauderdale, Center City, Filadelfia o Tysons Corner y obtén más información sobre nuestros paquetes especiales con todo incluido.
